SABES QUE ES UN KPI? AQUÍ QUE TE CONTAMOS

Hoy en día vivimos rodeados de KPIs o indicadores de todo tipo, en muchos aspectos de nuestra cotidianidad. Hay indicadores por todos lados de muchos tipos, tratando de alertarnos de situaciones puntuales: cuando hacemos ejercicio en una caminadora o en los relojes inteligentes, en el vehículo, cuando nos entregan un examen de laboratorio, en nuestras redes sociales, en el deporte, en nuestro trabajo, en fin, estamos rodeados de indicadores todo el tiempo.

Otra realidad sobre los KPIs es que estamos generando datos como nunca. Datos que son fuente para el análisis, que, acompañados con los indicadores, sirven para tomar decisiones, y definir nuevos productos o servicios para la empresa.

Un KPI —- del inglés Key Performance Indicator —, en español “indicador clave de rendimiento”, es un valor o métrica que sirve para conocer si nos alejamos o acercamos a un objetivo previamente definido.

En resumen, un KPI es un valor o métrica, usualmente un número que sirve para contrastar un objetivo previamente definido.  Por ejemplo, un vendedor tiene una cuota objetivo trimestral de ventas, un KPI sería el % de avance vendido a una fecha determinada.

Podemos clasificar los KPIs por diferentes tipos.

En primer lugar, KPIs cuantitativos y cualitativos. Dentro de los cuantitativos la respuesta es obvia, un número o porcentaje (%), un ejemplo asociado a Mercado Público puede ser el número de órdenes de compras adjudicadas o el número de compradores del estado que compras sus productos o servicios, porcentaje (%) de ventas por modalidad (Licitaciones, Convenio Marco, Compra Ágil), etc. Los cualitativos, como su nombre indica mide la cualidad de algo, por ejemplo, la atención al cliente: excelente, buena, regular o mala.

En segundo lugar, por su origen y/o procedencia: internos o externos. Los internos dependen de la gestión interna de la empresa, por ejemplo: Crecimiento en las Ventas Vs el Año Anterior, mientras que en los externos no tenemos control sobre ellos, por ejemplo, número de Likes de un artículo, seguidores en redes sociales, etc.

En tercer lugar, los hay predictivos (dependen de variables endógenas y exógenas), por ejemplo, la época o temporada en la que uno o varios compradores compran un determinado producto, y KPIs de desempeño, que se deben más a la gestión de la empresa, por ejemplo, indicadores que determinan el desempeño de tu empresa en Mercado Público.

En cuarto nivel, por niveles organizativos:

• Corporativos. Afectan a toda la empresa. Por ejemplo, Licitaciones ganadas al año en Mercado Público, producto o servicio más vendido en el año, las ventas globales, etc.
• Tácticos. Afectan a una división o departamento de la empresa, por ejemplo, ventas de un producto por región, índice de rotación de un producto, índice de concentración de compras, etc.
• Operativos. Son de bajo nivel y se orientan a las operaciones del negocio, por ejemplo, número de incidencias reportadas de un producto o servicio, % de proyectos retrasados, número de entregas efectuadas fuera del tiempo pautado, etc.

En quinto lugar, podemos clasificar los KPIs por área funcional de la empresa: ventas, marketing, RRHH, TIC, operaciones, etc.

En términos de importancia, podemos mencionar los siguientes KPIs:

• Eficiencia. Mide el uso de los recursos para alcanzar un determinado resultado. Por ejemplo, del número de Licitaciones que publican en Mercado Público que son de tu interés, en cuantas tus vendedores participan o del número de solicitudes que surgen en Compra Ágil donde puedes competir, cuantas cotizaciones colocan tus vendedores.
• Efectividad. Mide básicamente el logro de resultados y/o objetivos. Usando el mismo ejemplo, de las Licitaciones o Cotizaciones colocadas, cuantas te adjudican.
• Productividad. La relación en el uso de recursos para lograr un resultado. Ejemplo, número de personas que intervienen y el tiempo que invierten en aplicar a una Licitación del Estado o en preparar y colocar una cotización en Compra Ágil.

Hoy día los KPIs son una obligación para ser más competitivos, es una herramienta de la gestión moderna empresarial. Los indicadores combinados con Data Analytics o Business Intelligence suelen ser poderosos para la toma de decisiones, existen herramientas como MercadoBI que facilitan su gestión.

La recomendación para las empresas que aún no usan indicadores es comenzar con pocos indicadores, en especial los esenciales o clave para la empresa a los que puedan hacer un seguimiento continuo e ir incorporando nuevos indicadores alineados con los objetivos de la empresa.